Sistem Pengeluaran Kas

Untuk memperjelas masalah sistem pengeluaran kas, berikut ini akan diungkapkan pengertian pengeluaran kas yaitu sebagai berikut:
A. Pengertian Pengeluaran Kas
Prosedur pengeluaran uang adalah prosedur pengeluaran cek untuk meltmasi utang yang sudah disetujui dan mencatat pengeluaran tersebut. Berikut ini prinsip-prinsip internal control yang perlu diperhatikan dalam prosedur pengeluaran kas, agar hal-hal yang tidak diinginkan dapat dihindari adalah:

1. Sebelum faktur pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaaan perhitungan-perhitungan dalam faktur dan dokumen-dokumen pendukungnya.
2. Dalam hal adanya retur pembelian maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk mengurangi utang yang akan dibayar.
3. Semua utang dibayar dalam periode potongan sehingga didapatkan potongan pembelian.
4. Jumlah saldo-saldo dalam buku pembantu harus cocok dengan saldo rekening kontrolnya dan dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).
5. Semua pengeluran uang harus dengan cek kecuali pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil.
6. Dibentuk dana kas kecil dengan sistem imprest system.
7. Penandatangan cek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku cek.
8. Petugas yang menandatangani cek dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan sedapat mungkin keduanya harus menyerahkan uang jaminan.
9. Harus ada pertanggungjawaban dari pemegang buku cek tentang nomor-nomor cek yang digunakan untuk membayar dan yang dibatalkan.
10. Tanggung jawab penerimaan uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas pengeluaran uang. Prinsip ini berlaku untuk lembaga-lembaga keuangan seperti bank.
11. Petugas pengeluaran uang harus dipisahkan dari petugas yang mengerjakan pembukuan kas.
12. Rekonsiliasi laporan bank dilatcukan oleh petugas yang tidak menandatangani cek atau menyetujui pengeluaran.
13. Persetujuan pengeluaran uang harus didukung dengan faktur dari penjual yang sudah disetujui dan dokumen pendukung lainnya.
14. Cek untuk pengisian kas kecil dan gaji harus dibuat atas nama penerima.
15. Sesudah dibayar, semua dokumen pendukung harus dicap lunas atau dilubangi agar tidak digunakan lagi.
16. Dilakukan cuti berkala untuk petugas-petugas pengeluaran uang.
17. Transfer uang antar bank harus dengan izin khusus dan dibuatkan rekening perantara

Pengeluaran kas juga merupakan uang kas yang dikeluarkan secara tunai untuk melunasi biaya yang telah disetujui seperti halnya pengeluaran kas tergantung dari bidang usaha perusahaan.

Pada perusahaan jasa simpan pinjam seperti bank, pengeluaran kas yang utama adalah memberikan pinjaman kepada para peminjam. Sedangkan pada perusahaan dagang atau industri, pengeluaran kas yang utama adalah pembelian barang dagang atau bahan baku.

Pengeluran kas di dalam perusahaan adalah sebagai berikut:

• Pengeluaran kas paling sering adalah untuk membayar utang dan mengisi kembali kas kecil, pengeluaran kas yang lain seperti untuk membayar gaji karyawan, pelunasan utang bank, dll.
• Perusahaan selalu berusaha untuk membayar utang dagang dengan memperoleh potongan pembelian.

Jurnal khusus kas keluar (cash payment journal) umumnya digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran hutang dagang serta pembayaran biaya lain yang berkaitan dengan pembelian secara kredit.

B. Tinjauan Umum Kegiatan Pengeluaran Kas
Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo.

Sistem ini terdiri atas tiga proses, yaitu:

• Proses utang dagang mempelajari file utang dagang untuk jatuh tempo setiap item dan mengotorisasi proses pembayaran kas untuk melakukan pembayaran.
• Proses pembayaran kas menyiapkan dan mendistribusikan cek ke pemasok. Salinan cek-cek dikembalikan ke utang dagang sebagai bukti bahwa kewajibannya dibayar, dan akun utang dagangnya diperbarui untuk memindahkan kewajiban tersebut.
• Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun proses utang dagang mengirimkan rangkuman informasi ke buku besar. Informasi ini direkonsiliasikan dan diposkan ke akun kontrol kas dan utang dagang.

C. Sistem Akuntansi Kas
Sistem pengeluaran kas terdiri dari dua bagian, yaitu:

a. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek
Dokumen yang digunakan

1. Bukti kas keluar
2. Cek
3. Permintaan cek

Catatan akuntansi yang digunakan

1. Jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal)
2. Register cek (check register)

Fungsi yang terkait :

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
2. Fungsi kas
3. Fungsi akuntansi
4. Fungsi pemeriksaan

b. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
1. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

• Prosedur pembuatan bukti kas keluar
• Prosedur pembayaran kas
• Prosedur pencatatan pengeluaran kas

2. Sistem akuntansi pengeluaran kas yang memerlukan permintaan cek yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

• Prosedur permintaan cek
• Prosedur pembuatan bukti kas keluar
• Prosedur pembayaran kas
• Prosedur pencatatan pengeluaran

Sistem pengeluaran kas dirancang untuk mengendalikan pengeluaran dengan cek dan dana pengeluaran kas. Pada umumnya cek digunakan untuk pengeluaran besar, sedangkan pengeluaran kas umumnya untuk pembayaran kecil yang biasanya menggunakan sistem impres.

Bagikan Artikel Ini :