Prosedur Pengeluaran Kas

Seperti halnya penerimaan uang, prosedur pengeluaran kas perlu dirancang sedemikian rupa sehingga hanya pengeluaran. Penegluaran yang telah disetujui dan betul-betul untuk kegiatan perusahaan sajka yang dicatat dalam pembukuan perushaan. Pada dasarnya un tuk dapat menghasilkan sistem pengendalian yang  baik prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Semua pengeluaran dilakukan dengan Cek. Pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil.
2. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang berwenang terlebih dahulu.
3. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluyaran serta yang mencatat pengeluaran kas.

1. Sistem Voucher

Dalam sistem voucher, setiap pembelian barang dan jasa yang pada akhirnya harus diselesaikan dengan pengeluaran uang dibuatkan bukti intern yang disebut voucher. Bukti ini dibuat, baik untuk pembelian tunai maupun pembelian kredit. Bukti yang diterima dari pihak luar, misalnya faktur atau kuitansi, dilampirkan dalam voucher sebagai bukti pendukung.

Setiap pembelian barang dan jasa, baik tunai maupun kredit, pertama kali harus dicatat sebagai kredit pada utang voucher. Voucher pada hakikatnya merupakan bukti tentang persetujuan mengeluarkan uang, maka di dalamnya harus terdapat kolom yang menunjukkan adanya persetujuan tersebut. Ada dua macam persetujuan, yakni persetujuan terhadap pembelian barang atau jasa yang tercantum dalam voucher dan persetujuan atas pembayarannya. Untuk memastikan bahwa pengeluaran uang telah dicatat dengan benar, diperlukan persetujuan terhadap akun-akun yang di debit (pembebanannya).

Petugas-petugas yang membuat voucher serta mencatat di buku voucher dan buku cek keluar juga harus mencantumkan paraf. Kolom diisi pada saat cek di keluarkan. Kolom " Utang Voucher" diisi sebesar utang yang itercantum sebelumnya. Jumlah yang di bayar mungkin sama atau lebih kecil dari pada jumlah voucher. Jika terdapat potongan pembelian atau pengurangan harga jumlah yang dibayar akan lebih kecil diandingkan dengan utang voucher. Tanggal pembayaran tidak harus sama dengan tanggal terjadinya transaksi.
 

2.  Buku Voucher

Dalam sistem voucher, semua transaksi pembelian, baik tunai maupun kredit, di catat terlebih dahulu sebagai utang voucher. Dalam bentuk ayat jurnal, akun yang dikredit untuk semua transaksiadalah sama, yaitu utang voucer. Akun yang didebit, sebaliknya, dapat terdiri dari berbagai macam. Kolom debit dalam dalam buku voucer perlu menydiakan kolom-kolom untuk beberpa akun. Banyakanya kolom yang disedakan tergantung pada kebutuhan, Dalam sistem voucher, semua transaksi pembelian, baik tunai maupun kredit, di catat terlebih dahulu sebagai utang voucher. Dalam bentuk ayat jurnal,pencatatan transaksi tersebut adalah sebagai berikut:
(D)    Beban Pengiriman    Rp.
(K)              Utang Voucher        Rp.
 

Kolom “serba-serbi” digunakan untuk menctat akun-akun yang tidak disediakan kolom khusus. Kolom “tanggal” diisi dengan tanggal tejadinya transaksi demikian juga kolom nomor “Nomor voucher” kolom ini dicatat dengan nomor voucher yang bersangkutan. Kolom “Kredit” dan “debit” diisi dengan jumlah yang didebit di kredit, dengan ketentuan bahwa jumlah yang didebit harus diletakkan dalam kolom yang tepat. Jika suatun taransakasi mempengaruhi akun yang tidak disediakan kolom khusus dalam buku voucer, maka debit dari transaksi dicatat dalam kolom “serba-serbi”. 

Kolom pembayaran dari kolom “tanggal” dan “Cek nomor” diisi pada saat dilakukan pembayaran dan untuk itu dikeluarkan cek. Voucher-voucher yang kolom pembayarannya belum diisi merupakan voucher yang belum dibayar. Jumlah dari voucher-voucher tersebut menunjukkan utang voucher pada suatu saat tertentu.
Setiap akhir bulan, jumlah debit dan jumlah kredit yang dicatat dalam buku voucher harus diperiksa kesamaannya. Kesamaan antara jumlah debit dan jumlah kredit menunjukkan bahwa peencatatan telah dilakukan dengan benar.
 

3. Arsip Voucher Belum di Bayar
        Setelah dicatat dalam buku voucher, tahap berikutnya adalah menyimpan voucher yang bersangkutan dalam "Arsip Voucher belum Dibayar". Dalam arsip ini, voucher disimpan menurut tanggal pembayaran. Pada saat harus dibayar, voucher diambil dari arsip untuk dibuatkan cek. Jadi, jumlah dari voucher voucher yang terdapat dalam "Arsip Voucher Belum Dibayar" harus sama dalam buku voucher yang kolom pembayarannya belum terisi. jumlah ini merupakan utang voucher pada saat tertentu.
 

4. Buku Cek Keluar

Seperti telah dijelaskan, pada saat harus dibayar, voucher di ambil dari arsip voucher belum di bayar untuk dibuatkan cek. Pada saat ini, kolom pembayaran dari buku voucher diisi dengan tanggal dan nomor cek yang dikeluarkan. Cek yang dikeluarkan perusahaan dicatat dalam buku cek keluar.

Buku cek keluar mempunyai kolom-kolom : "Tanggal', "Nomor cek”, dan "Dibayarkan Kepada. Kolom-kolom ini diisi dengan data yang terdapat dalam cek yang bersangkutan. Data-data tersebut juga dapat diperoleh dari voucher, Tanggal dan nomer cek yang diketuarkan juga dicatat dalam buku voucher. Kolom "Nomor Voucher" diisi dengan nomor voucher untuk mana cek dibuat. Buku Cek keluar, pada hakikatnya, merupakan jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat semua pelunasan utang voucher yang dilakukan dengan mengeluarkan cek.   
 

5. Arsip Voucher Telah Dibayar

Setelah dibayar, voucher dan dokumen-dokumen pendukungnya dicap “LUNAS", kemudian disimpan dalam arsip "Voucher Telah Dibayar". Arsip ini dibuat terpisah dengan arsip "Voucher Telah Dibayar".
 

6. Kas Kecil

Menurut Seomarso S. R dalam Bukunya yang berjudul Akuntansi suatu pengantar adalah : dalam praktik tidak semua pengeluaran uang dilakukan dengan cek. Pengeluaran dengan jumlah kecil, misalnya ongkos becak,ongkos taksi, membeli gula, kopi atau nasi bungkus, biasanya tidak dapat dilakukan dengan cek oleh karena tidak praktis.
Untuk mengatasi pengeluaran -pngeuaran semacam itu. Perusahaan menyisahkan sejumlah uang tertentu yang disebut dana kas kecil, Uang yang disisihkan untuk dana.

Bagikan Artikel Ini :