Analisis Jabatan Dalam Pekerjaan

Analisis jabatan adalah suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan dalam perusahaan.  dengan demikian, analisis suatu jabatan dalam bekerja dapat memberikan jawaban atas pertanyaan tentang apa yang harus dilaksanakan, bagaimana melaksanakannya, serta mengapa pekerjaan tersebut harus dilaksanakan.

Analisis jabatan atau pekerjaan adalah suatu proses, metode, dan teknik untuk memperoleh data jabatan yang diolah menjadi informasi jabatan dan disajikan untuk berbagai kepentingan program kelembagaan, kepegawaian, dan ketatalaksanaan.  Analisa jabatan atau pekerjaan merupakan proses pengumpulan dan pemeriksaan aktivitas kerja dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian, pengetahuan, kemampuan dan sifat individu) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas.  Produk akhir dari analisa jabatan atau pekerjaan adalah deskripsi tertulis dari persyaratan aktual suatu jabatan atau pekerjaan.  Dalam praktiknya, analisis jabatan atau pekerjaan sering disebut dengan berbagai istilah, seperti analisis jabatan atau pekerjaan, analisis aktivitas, analisis tugas atau penelitian kerja.

Ada dua tujuan dari kegiatan analisis jabatan atau pekerjaan, yaitu :

1. Pertama, untuk menyusun uraian jabatan (job description) dan persyaratan jabatan (job spesification).  Dari uraian jabatan dapat diketahui jenis tugas dan tanggung jawab, prosedur mengerjakannya, dan alasan si pejabat melakukan pekerjaan tersebut.   Sedangkan persyaratan jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh seseorang agar mampu mengerjakan pekerjaan itu dengan baik.  Dalam persyaratan jabatan akan tertuang syarat pendidikan minimal yang harus dimiliki,  pengetahuan atau pengalaman kerja, keterampilan yang dimiliki, bakat, minat, tempramen, kondisi fisik, dan jenis kelamin (untuk jabatan-jabatan tertentu).
2. Kedua, sebagai dasar untuk melaksanakan kegiatan manajemen SDM.  Kegiatan-kegiatan yang dimaksud adalah penilaian kinerja pejabat yangbersangkutan, apakah sudah sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.  Selain itu, jika ada kesenjangan antara prestasi kerja dengan uraian jabatan, tindakan apa yang diperlukan agar prestasi pejabat tersebut bisa selaras dengan uraian jabatan yang diberikan,  misalnya diberikan pelatihan atau dialihtugaskan ke bagian lain yang mungkin cocok dengan minatnya.

a. Deskripsi Jabatan atau Pekerjaan

Analisis jabatan atau pekerjaan merupakan suatu proses berpikir yang bersifat abstrak mengenai suatu jabatan atau pekerjaan dalam bentuk tertulis.

Yang dimaksud dengan deskripsi jabatan atau pekerjaan adalah :

1. Hasil analisis jabatan atau pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau proses menghimpun dan menginformasikan mengenai suatu jabatan atau pekerjaan yang dirumuskan dalam bentuk tertulis.
2. Dokumentasi tentang batasan dan penjabaran suatu jabatan atau pekerjaan menjadi tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab, kondisi kerja, dan spesifikasinya.
3. Seluruh penyajian ringkas secara tertulis mengenai informasi jabatan atau pekerjaan dan syarat pelaksanaannya sebagai hasil analisis jabatan atau pekerjaan.
4. Uraian tertulis yang berisi tentang tugas pokok dari suatu jabatan atau pekerjaan sebagai hasil analisis jabatan atau pekerjaan.

Pada dasarnya, deskripsi jabatan atau pekerjaan merupakan hasil yang diperoleh dari proses analisis jabatan atau pekerjaan yang telah diuraikan sebelumnya.  Deskripsi pekerjaan menunjukkan keteraturan yang sistematis dan logis dari berbagai tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan karyawan sesuai dengan jabatan atau jenis pekerjaan tertentu. Dengan demikian, suatu deskripsi atau pekerjaan harus mudah dimengerti dan dipahami.

b. Spesifikasi Jabatan atau Pekerjaan

Deskripsi jabatan atau pekerjaan sebagai hasil analisis jabatan atau, pekerjaan biasanya diikuti dengan perumusan spesifikasi jabatan atau pekerjaan.  Spesifikasi jabatan atau perkerjaan dapat diartikan sebagai :

1. Karakteristik atau syarat-syarat pekerja yang harus dipenuhi untuk dapat melaksanakan suatu jabatan atau pekerjaan tertentu.
2. Seluruh ringkasan mengenai persyaratan pekerja yang akan melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan.
3. Persyaratan pengetahuan, keterampilan, kemampuan mental, kemampuan fisik, dan sifat kepribadian tertentu yang dipersyaratkan pada pekerja untuk dapat melaksanakan pekerjaan tertentu secara efisien dan efektif.

Dengan kejelasan dan kelengkapan data tentang job description atau deskripsi pekerjaan tersebut di atas, maka permasalahan lanjutannya yakni siapa yang akan memangku jabatan tersebut.  Dengan kata lain, kualifikasi personil yang bagaimana yang seharusnya memangku jabatan tersebut? Berapa lama pengalaman yang diperlukan? Seluruh jawaban pertanyaan tersebut kemudian disusun menjadi apa yang disebut spesifikasi pekerjaan (job spesification). Spesifikasi jabatan adalah catatan yang menjelaskan persyaratan yang diperlukan seorang karyawan untuk memangku jabatan dan mengerjakan pekerjaan dari jabatan tertentu.

Dengan demikian, jelaslah bahwa titik berat suatu spesifikasi pekerjaan adalah pada syarat-syarat yang dibutuhkan oleh seseorang untuk dapat melaksanakan tugas dan kewajibannya sesuai dengan beban dan tanggung jawab jabatan tersebut.

Bagikan Artikel Ini :