Pengertian Sistem

Sebuah sistem atas beberapa bagian yang memiliki karakteristik sama dengan sistem induknya.  Bagian dari sistem semacam ini disebut dengan subsistem.  Dengan demikian subsistem juga memiliki komponen, proses dan tujuan.  Meskipun sebuah sistem dapat dikoordinasikan dengan tujuan suatu sistem induk sehingga dapat tercapai kesesuaian tujuan.  Sebuah sistem juga merupakan bagian dari sebuah sistem yang levelnya paling tinggi yang disebut dengan supersistem atau sistemnya sistem.  Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sebuah sistem pada dasarnya merupakan kumpulan dari beberapa subsistem, sedangkan supersistem merupakan kumpulan dari beberapa sistem.

Meskipun ada tiga istilah yang terkait dengan sistem, penyebutnya atau pengelompokannya bersifat subyektif, artinya tergantung dari sudut pandang seseorang apakah akan menyebut sebuah sistem dengan sebutan sistem, subsistem, atau supersistem.

Sebuah sistem harus memiliki batas, sehingga seseorang dapat membedakan antara sebuah sistem dengan sistem yang lain.  Batas sistem juga membantu mengidentifikasikan komponen-komponen sebuah sistem.  Batas sistem juga membantu mengidentifikasi komponen-komponen sebuah sistem.  Batas sistem ada yang mudah diidentifikasi dan ada yang sulit unutk diidentifikasi.  Contoh sistem yang mudah diidentifikasi batasnya adalah transportasi darat, sistem transportasi udara, dan sistem transportasi laut.  Contoh sistem yang sulit diidentifikasi batasnya secara tepat adalah sistem ekonomi, sistem keuangan, dan sejenisnya.  Dalam kaitannya dengan tugas perancangan sebuah sistem informasi, maka salah satu tugas yang sulit adalah mengidentifikasi batas sebuah sistem informasi baru.

Jika batas sebuah sistem telah diidentifikasi, maka perlu ditentukan penghubung (interface).  Penghubung berfungsi menghubungkan komponen-komponen sistem atau menghubungkan sebuah sistem dengan sistem yang lain.

Jika kita membahas tentang pengertian sistem, maka kita akan terbenam pada pengertian yang mungkin kurang pada tempatnya untuk digunakan.  Istilah yang dulu sering dituliskan “sistem” rupanya sudah begitu meluas, sehingga pengertian hakikinya menjadi kabur.

Agar sistem dapat berfungi secara efektif dan efisien, subsistem-subsitem atau prosedur-prosedur itu harus saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya.  Interaksi ini bisa tercapai terutama melalui komunikasi informasi yang relevan antar subsistem.  Namun demikian, biasanya antara tegas, karena interaksi yang terjalin antara subsistem itu demikian kuatnya dan acapkali saling tertumpah tindih.

Suatu sistem pertahanan, misalnya mungkin akan terdiri dari subsistem radar sebagai pemantau tidak akan bekerja efektif apabila tidak didukung oleh subsistem radar, khususnya dalam bentuk informasi mengenai adanya musuh yang menyerang disertai berbagai karakteristik dan beraksi bersama-sama bilamana muncul suatu aksi yang berwujud serangan musuh.

Dari berbagai jenis sitem yang diidentifikasi di atas, cukup sulit untuk memberikan definisi yang pas. Namun demikian secara umum sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian komponen uang dikoordinasikan untuk mencapai serangkain tujuan.

Sesuai dengan definisi tersebut, sebuah sistem memiliki tida karakteristik, yaitu:

1. Komponen atau sesuatu yang dapat dilihat, didengar atau dirasakan.
2. Proses yaitu kegiatan untuk mengkoordinasikan komponen yang terlibat dalam sebuah sistem
3. Tujuan, yaitu sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan koordinasi komponen tersebut.

Meskipun proses dan tujuan sistem bersifat tidak kelihatan (itangible), namun kedua karakteristik tersebut merupakan elemen penting, sama pentingnya dengan elemen yang kelihatan (tangible)

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Setiap elemen dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi.  Pendekatan sistem merupakan suatu filsafat atau persepsi tentang struktur yang mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan dan operasi-operasi dalam suatu organisasi dengan cara yang efisien dan yang paling baik.  Suatu sistem dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan komponen atau sub sistem yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan.  Dengan pendekatan sistem kita berhubungan dengan komponen perseorangan dan kita lebih menekankan perannya dalam sistem dari pada perannya sebagai suatu keseluruhan individu.  Dengan pendekatan sistem untuk menggambarkan kenyataan, dapat diberikan suatu keuntungan yang besar kepada pemakai.  Keberhasilan komponen-komponen yang dipertimbangkan secara bersama sebagai suatu sistem mungkin lebih besar dari pada jumlah keberhasilan setiap komponen yang dipertimbangkan secara terpoisah.

Sistem pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lain dan prosedur-prosedur yang berkaitan yang melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi.

Dengan demikian sekali lagi dijelaskan bahwa pada dasarnya, sebuah sistem ini merupakan suatu unit yang mempunyai bagian-bagian yang saling tergantung dan mempunyai satu tujuan.

Pengertian sistem dapat berupa abstrak atau fisik.  Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur.  Misalnya sistem teologi adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan tentang Tuhan, manusia dan sebagainya.  Sedangkan sistem yang bersifat fisik adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan.  Misalnya sistem angkutan pegawai-pegawai, mesin-mesin, gedung-gedung, guru-guru, administrator, buku-buku pelajaran dan sebagainya yang sama-sama berfungsi memberikan pelajaran kepada siswa.

Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output.  Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.  Selain itu, sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.  Selain itu, sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem.  Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya salin gbekerja sama membentuk satu kesatuan.  Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem.  Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.  Suatu sistem mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut “supra sistem”.

2. Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya.  Batasan sistem ini memnungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengrauhi operasi sistem tersebut disebut lingkunga luar sistem.  Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.  Lingkungan luar sistem yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut.  Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara.  Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan.  Kalau tidak, maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.

4. Penghubungan Sistem (Interface)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem atau interface.  Penghubungan ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain.  Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan subsistem lain melalui penghubung tersebut.  Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).  Contoh, didalam suatu unit sistem komputer.  “Program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan “data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (Output)
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.  Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.  Conoth, sistem informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi.  Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsistem lain.

7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Contoh, sistem akuntansi.  Sistem ini akan mengolah data transaksi keuangan menjadi laporan-leporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik.  Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya.  Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Tinjauan organisasi sebagai suatu sistem dapat membantu untuk mengingat bahwa bagian-bagian, departemen-departemen, atau subsistem-subsistem yang berbeda-beda dari organisasi tersebut adalah saling berhubungan dan semuanya harus mendukung tujuan organisasi.  Semua sistem mempunyai 4 ciri pokok, yaitu:

1. Sistem itu beroperasi dalam suatu lingkungan yang bagi organisasi dapat berupa klien, pesaing, serikat, pemerintah, dan lan-lain.
2. Semua sistem terdiri atas unsur-unsur, komponen-komponen, atau subsistem-subsistem dalam satu kesatuan.
3. Semua sistem juga ditandai dengan adanya saling berhubungan antar unsur-unsur tersebut.  Ini berarti bahwa perubahan satu subsistem akan mempengaruhi subsistem yang lain.
4. Semua sistem mempunyai satu fungsi atau tujuan utama yang dapat dipakai untuk mengevaluasi usaha dan struktur dari sistem tersebut.

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus terjadi yang ada di dalam sistem tersebut.  Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan.

Bagikan Artikel Ini :